Komplexe Prozesse mit multiplen Checklisten und Workflows im Taskboard Design optimieren
Was haben die Inbetriebnahme und Projekte im Maschinen- und Anlagenbau gemeinsam? In der Regel handelt sich um komplexe Prozesse, die aus mehreren Meilensteinen bestehen und zahlreiche (Teil-) Aufgaben umfassen. Darüber hinaus ist eine Vielzahl von Beteiligten involviert, die funktions- und mitunter standortübergreifend zusammenarbeiten. Genau hier ist eine ausgeklügelte und vor allem effiziente Koordination wichtiger denn je. Denn nichts behindert den Fortschritt mehr als…
- etliche Abstimmungsrunden hinsichtlich zum aktuellen Status
- Verzögerungen aufgrund von fehlenden Informationen oder unzureichender Zuarbeit der Teammitglieder
- aufwendige Aufbereitung der bereits erledigten, bevorstehenden und überfälligen Aufgaben
- keine standardisierte und abgestimmte Aufgabenaufteilung
- fehlende Dokumentation und Nachweisbarkeit
- keine klaren Verantwortlichkeiten.
Service- und Projektleiter im Maschinenbauumfeld dürften Herausforderungen wie diese aus dem Tagesgeschäft sehr gut kennen. Wie der erfahrene Inbetriebnehmer Jörg Stäudte von Meyer Burger berichtete: "Der Erfolg einer Inbetriebnahme steht und fällt mit der Vorbereitung. Wenn es beim Kunden vor Ort keine Überraschungen gab, dann ist das das klare Indiz für eine erfolgreiche Inbetriebnahme." Denn proaktive und vorausschauende Zusammenarbeit ist der Schlüssel für erfolgreiche Projekte und effiziente Prozesse.
Um dies auf ganzer Linie sicherzustellen und Maschinen- und Anlagenbauer sowie deren Partner und Kunden dabei zu unterstützen, wurde das Modul Workflows der EquipmentCloud® von Kontron AIS auf Basis der Oracle Cloud Infrastructure (OCI) und der Oracle APEX Low-Code-Entwicklungsplattform entwickelt.
Besondere Dynamik erhält die Applikation durch ihr neues Taskboard-Design. Jeder Maschine oder jedem Projekt können multiple Workflows, bestehend aus beliebigen Meilensteilen (Phasen) und/oder zugehörigen Checklisten zugeordnet werden. Dies hat den Vorteil, dass parallel verlaufende Prozesse in unterschiedlichen Abteilungen klar voneinander getrennt werden können. Auf der anderen Seite ermöglicht dies auch eigentlich getrennte Prozesse mittels Meilensteine und unterschiedlichen Checklisten intelligent zu verzahnen.
Für jeden Meilenstein kann ein Zeitraum inklusive Fälligkeit festgelegt werden. Mit Fortschritt des Projekts durch Abarbeiten von Aufgaben oder möglichem zeitlichen Verzug lässt sich der aktuelle Status der jeweiligen Checkliste oder des Meilensteins farblich auf einen Blick erkennen. Gefilterte Ansichten nach Detailgrad und Status ermöglichen einen schnellen Überblick über den aktuellen Prozessfortschritt und anstehende Aufgaben sowie mögliche Verzögerungen.
Sich wiederholende Prozesse setzen sich häufig aus ähnlichen Tasks oder Gruppen zusammen. Diese lassen sich im Designer einfach kopieren und flexibel zusammenstellen. So können bestehende und erprobte Workflows und Checklisten auf neue Maschinen gleichen Anlagentyps oder auf Teilmodule von Sondermaschinen ohne viel Aufwand übertragen werden.
Die digitalen Checklisten lassen sich dabei zugleich sehr individuell mit unterschiedlichen Parametern (Textfeld, Kontrollkästchen, Datei Upload, Zahlenfeld, Auswahlfeld oder Datum) für die einzelnen Aufgaben aufsetzen. Gleichzeitig lassen sie sich über sogenannte Templates aber auch mehrfach wiederverwenden, und zwar nicht nur in anderen Workflows, sondern auch in Checklisten von Wartungsplänen des Maintenance Moduls. Bei der Erstellung wird bereits festgelegt, ob die Checklisten in beiden Modulen verfügbar sind. Die Kennzeichnung von optionalen Aufgaben ermöglicht darüber hinaus, dass das Fachpersonal im Einzelfall selbst entscheiden kann, ob die Aufgaben Relevanz haben. Die Zuordnung von Modulen einer Aufgabe ermöglicht es zudem, Aufgaben nur dann anzuzeigen, wenn dieses Modul auch Bestandteil der jeweiligen Maschine ist. So lassen sich auch digitale Checklisten sehr umfassend erstellen, werden aber bei der Ausführung modulbezogen eingekürzt, was den Servicemitarbeiter wesentlich unterstützen kann.
Die Aufgaben einer Checkliste lassen sich flexibel abarbeiten. Hierbei kann der Bediener chronologisch vorgehen oder durch einfaches Überspringen einzelner Aufgaben oder ganzer Gruppen. Verpflichtende Parameter müssen dabei zwingend ausgefüllt werden, ansonsten kann die Checkliste nicht erfolgreich abgeschlossen werden. So wird sichergestellt, dass wichtige Schritte bei der Inbetriebnahme nicht vergessen werden. Es besteht bei jeder Aufgabe in der Checkliste auch die Möglichkeit Dateien wie Bilder, Screenshots und Protokolldateien hochzuladen. Ergeben sich im Projektverlauf Probleme oder zu klärende Themen, kann aus der jeweiligen Aufgabe in dem Workflows-Modul direkt eine offene Aufgabe in dem OpenIssue-Modul erstellt und an die jeweiligen Fachabteilungen und Experten weitergeben werden. Dabei wird eine direkte Verlinkung in beiden Modulen zur einfachen Navigation und als Verweis generiert.
Darüber hinaus bietet das Dashboard-Item die Möglichkeit sich für Workflows-Termine gezielt wichtige Meilensteine direkt auf den digitalen Arbeitsplatz im Startbildschirm des Kunden- und Serviceportals zu setzen. Dies stellt sicher, dass Projektleiter und Servicemitarbeiter jederzeit und tagesaktuell über fällige oder bald anstehende Termine für Einzelmaschinen, Anlagentypen oder Maschinen bestimmter Kunden oder Regionen informiert bleiben. Bei unerwarteten Verzögerungen kann so schnell reagiert werden. Für die Projektalltag bietet sich das Tool vor allem zur vorausschauenden Koordination des Teams an.
Letztlich schafft das Workflows-Modul Transparenz und Vertrauen, indem alle Teammitglieder intern wie extern jederzeit auf dieselbe Datengrundlage zurückgreifen können. Aufgaben lassen sich Personen mit den dafür notwendigen Fähigkeiten zuweisen. Eingetragene bereits erledigte Aufgaben sind nicht mehr veränderbar. Durch die Aufzeichnung von Namen, Datum und Uhrzeit lässt sich der Prozess in Audits und gegenüber dem Auftragsgeber transparent nachweisen. Außerdem können für einzelne Workflows, Phasen und Checklisten dedizierte Sichtbarkeitslevel definiert werden, die es ermöglichen mit hohem Detailgrad festzulegen, welche Inhalte für welche Stakeholder sichtbar sind. Dies bietet ganz neue Freiheiten, um verschiedenste Projektpartner in unterschiedlichster Tiefe an einem komplexen Arbeitsablauf zu beteiligen.
Das Workflows-Modul eignet sich auch hervorragend als Diskussionsgrundlage für regelmäßige Projektmeetings, denn alle Informationen wie Status, Fortschritt, erledigte und offene Aufgaben, Checklisten und Verantwortlichkeiten sind an einem Ort gebündelt.
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